Privacy Statement MAXIM & de AVG

 

Inleiding 

Dit is het privacy statement van IMPact Credit Management Solutions b.v. (waaronder IMPact, BetaalSpot, Maxim Light, Maxim Branches, en Maxim debiteurenpakket voor woningcorporaties), verder te noemen IMPact CMS.

IMPact CMS verwerkt persoonsgegevens als onderdeel van haar diensten en verantwoordelijkheden. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doeleinden. We leggen tevens uit voor welke diensten we de gegevens verwerken en welke rechtsgrondslag dit mogelijk maakt. Het delen van gegevens met andere partijen wordt ook besproken, evenals de verwerking van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens wordt behandeld in combinatie met de bewaartermijnen voor persoonsgegevens. Tot slot volgt uitleg over uw rechten als betrokkene, over de mogelijkheid een klacht in te dienen of om contact op te nemen met IMPact CMS.

 

Visie van IMPact CMS op privacy 

IMPact CMS is van mening dat het innen van facturen een proces is dat het best gebaat is bij transparantie en goede communicatie. De missie van IMPact CMS is het bedrijfsleven te ondersteunen bij het innen van facturen met behulp van innovatieve software oplossingen.

IMPact CMS wil een vertrouwde partner zijn voor zijn klanten, een goede reputatie handhaven en oprechte betrouwbaarheid uitstralen, zowel in binnen- als buitenland. Het nalevingsbeleid van IMPact CMS moet daarom zichtbaar en proactief zijn.

IMPact CMS verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige, veilige en betrouwbare manier. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen hebt in onze organisatie en onze diensten en producten. Daarom doen we graag alles wat we kunnen om uw privacy te beschermen. De regels voor de bescherming van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op naleving van de wet. De Algemene Verordening Gegevensbescherming is voor onze branche een van de grootste wijzigingen in de regelgeving in het afgelopen decennium. Data vormt de kern van de activiteiten van IMPact CMS en van de manier waarop we onze klanten van dienst zijn. IMPact CMS vindt de AVG dan ook van het grootste belang.

 

Wat zijn persoonsgegevens? 

Persoonsgegevens zijn alle data die kunnen worden herleid tot een persoon, een zogenaamde betrokkene. Voorbeelden zijn uw naam, adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer. Een betrokkene kan een klant, een medewerker, een debiteur of een andere persoon zijn wiens persoonsgegevens worden verwerkt.

 

Uit welke bronnen krijgen wij persoonsgegevens? 

IMPact CMS gebruikt verschillende bronnen om persoonsgegevens te verzamelen:

 

De openbare bronnen waaruit IMPact CMS persoonsgegevens kan verkrijgen, zijn onder meer: 

  • Websites van bedrijven, en openbare registers zoals het handelsregister, kadaster, stelsel van jaarrekeningen van de Kamer van Koophandel, insolventieregister, register van curatoren en register schuldsanering
  • Registers voor verificatie en signalering van openbare documenten
  • Vermeldingen in de Staatscourant en dag- en weekbladen, en andere bronnen die voor eenieder toegankelijk zijn, zoals de reeds door de betrokken persoon verstrekte gegevens of gegevens die door hun acties openbaar zijn gemaakt via sociale netwerken of andere media;
    nationale en internationale sanctielijsten
  • Buitenlandse equivalenten van de genoemde bronnen

 

De niet-openbare bronnen waaruit IMPact CMS persoonsgegevens kan verkrijgen, zijn onder meer: 

  • Betrokkene zelf, met inbegrip van degenen die de betrokkene vertegenwoordigen en degenen die door de betrokkene daartoe zijn gemachtigd
  • Klanten van IMPact CMS en anderen die een zakelijke of financiële relatie (waaronder een arbeidsrelatie) met ons hebben die relevant is voor het doel van het verzamelen en verwerken van data
  • Commerciële partijen en bedrijven waarmee IMPact CMS zaken doet

 

De verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van gegevens? 

IMPact CMS is de verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens voor de doeleinden die worden vermeld.

 

Voor welke doeleinden verzamelen wij persoonsgegevens? 

IMPact CMS ondersteunt bedrijven en instellingen op het gebied van credit management, hieronder valt

  • Facturatie
  • SEPA Automatische Incasso
  • SEPA mandaat-verkrijging en beheer
  • Het verzenden van betaallinks
  • Debiteurenbeheer
  • Incasso (Nationaal en Internationaal)
  • Gerechtelijke incasso (Nationaal en Internationaal)
  • Het verstrekken van Kredietinformaties op bedrijven
  • Het gebruik (laten) maken van klantenportals
  • Het gebruik (laten) maken van debiteurenportals
  • Het gebruik maken van koppelingen met ERP systemen dan wel financiële pakketten
  • Het (laten) verzenden van sms berichten
  • Het (laten) uitbellen via voice dialing

 

Andere doeleinden 

  • De verwerking van persoonsgegevens om de producten en ervaringen van bezoekers van onze websites te verbeteren, om klanten producten en diensten te bieden die bij IMPact CMS zijn aangevraagd en om reclame te maken voor de aangeboden diensten
  • Contact opnemen met klanten over producten en diensten die van belang kunnen zijn voor de klant, op voorwaarde dat hiervoor toestemming is gegeven, of in het geval dat een product of dienst door de klant al bij ons is aangevraagd en de door ons beoogde communicatie met de klant relevant is voor of verband houdt met die eerdere aanvraag en plaatsvindt binnen de periode die is vastgesteld door toepasselijke wetgeving
  • Het verrichten van interne administratie en het beheren van onze eigen boeken en bescheiden voor dit doel
  • De werving en selectie van nieuwe medewerkers, ondersteuning van medewerkers en beheer van personeelsdossiers

 

Wat zijn de gerechtvaardigde gronden op basis waarvan IMPact CMS persoonsgegevens verwerkt? 

Toestemming: De betrokkene heeft zijn of haar ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking verleend. Als u als betrokkene op de website van IMPact CMS contactformulieren invult om bijvoorbeeld informatie op te vragen, moet u uw persoonsgegevens vermelden, zoals uw naam, bedrijf, e-mailadres en telefoonnummer. IMPact CMS gebruikt deze informatie alleen voor het doel waarvoor deze is bedoeld: om u de gevraagde dienst te leveren en informatie te verstrekken. Uw persoonlijke gegevens worden niet beschikbaar gesteld aan derden.

Overeenkomst: De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarin de betrokkene partij is. Dit criterium is van toepassing wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst tot het verrichten van diensten.

Wettelijke verplichting: Gegevensverwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan IMPact CMS is onderworpen.

Gerechtvaardigd belang: De verwerking van persoonsgegevens met als doel uitvoering te geven aan een opdracht tot dienstverlening door opdrachtgevers evenals de ontwikkeling van deze diensten, is noodzakelijk met het oog op het gerechtvaardigd belang van IMPact CMS of haar klant. Het doel van deze verwerking is bedrijven in staat te stellen hun financiële risico’s te beheren, zich te beschermen tegen fraude, te weten met wie zij zakendoen en/of te komen tot voldoening van openstaande posten. Verwerking van persoonsgegevens op deze gronden vindt niet plaats als de belangen van de persoon wiens gegevens worden verwerkt, zwaarder wegen.

 

Maakt IMPact CMS gebruik van geautomatiseerde verwerking? 

IMPact CMS maakt gebruik van geautomatiseerde verwerking van data in de uitvoering van haar verleende opdrachten voor haar klanten. Er zijn geen juridische gevolgen verbonden aan deze automatische verwerking, en er zijn ook geen aanmerkelijke gevolgen voor de betrokkenen.

 

Deelt IMPact CMS persoonsgegevens met andere partijen? 

IMPact CMS deelt geen interne marketingdata, waaronder persoonsgegevens, met iemand buiten het bedrijf.

De kernactiviteit van IMPact CMS is ontwikkelen en als SAAS oplossing ter beschikking stellen van software oplossingen voor het innen van openstaande facturen.

IMPact CMS deelt gegevens met:

  • Leveranciers waarmee IMPact CMS een overeenkomst aangaat om uitvoering te geven aan specifieke activiteiten bij de uitvoering/invulling van workflows. Hieronder vallen o.a. SMS-diensten, Print&Mail services en zogenaamde RoboCall services.

 

Draagt IMPact CMS gegevens over buiten de Europese Economische Ruimte (EER)? 

IMPact CMS draagt alleen gegevens over buiten de EER als het land volgens de Europese Commissie over een voldoende niveau van gegevensbescherming beschikt of als er extra voorzorgsmaatregelen zijn genomen (modelcontractbepalingen) met deze partijen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens worden beschermd in overeenstemming met AVG-normen.

 

Hoe beveiligt IMPact CMS uw persoonsgegevens? 

IMPact CMS vindt de bescherming van de privacy en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens zeer belangrijk en zorgt daarom voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en elke vorm van onrechtmatige verwerking.

 

Hoe lang bewaart IMPact CMS mijn gegevens? 

IMPact CMS zorgt ervoor dat de persoonsgegevens die door IMPact CMS worden verwerkt ten behoeve van haar opdrahtgevers, adequaat, relevant en actueel zijn. IMPact CMS neemt alle redelijke maatregelen die nodig zijn om de persoonsgegevens te verwijderen als blijkt dat de bovengenoemde verwerkingsdoeleinden onjuist, niet langer voldoende relevant of actueel zijn.

 

Welke rechten heb ik met betrekking tot mijn persoonsgegevens? 

IMPact CMS doet er alles aan om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens juist en actueel zijn. U kunt IMPact CMS vragen uw persoonsgegevens die zijn opgeslagen door IMPact CMS aan u te verstrekken (recht
van inzage). Als de informatie onjuistheden bevat, onvolledig is of niet relevant voor het doel van de verwerking of anderszins in strijd is met een wettelijke vereiste, kunt u IMPact CMS verzoeken deze gegevens te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen (recht op rectificatie en recht op verwijdering).

Bovendien kunt u ook uw recht uitoefenen om:

  • Verwerking van uw gegevens te beperken (recht op beperking van verwerking)
  • Uw gegevens over te dragen, wanneer uw gegevens automatisch worden verwerkt op basis van een overeenkomst of toestemming (dataportabiliteit)
  • Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens; wanneer uw persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing, kunt u op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking.

Als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u een verzoek daartoe indienen bij IMPact CMS. U kunt uw verzoek, aan IMPact CMS sturen, per e-mail: avg@impact-software.nl of per post te richten aan: IMPact Credit Management Solutions b.v., t.a.v. Service, Postbus 88, 3880 AB te Putten. We zullen binnen een maand reageren op uw verzoek. Daarnaast zullen we u moeten identificeren om er zeker van te zijn dat we eventuele persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken. Hiervoor hebben we een kopie van uw legitimatie nodig. Hierop kunt u uw BSN-nummer en foto doorhalen. Wel dient u een handtekening te plaatsen ter verificatie.

Tip: op de website van het ministerie van Binnenlandse Zaken kunt u via een tool uw legitimatie zo bewerken dat het veilig is om te versturen.

 

Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Wij vinden het belangrijk dat u tevreden bent. Maar ook als we er alles aan doen om dit te bereiken,
is het mogelijk dat u niet tevreden bent. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als uw klacht de bescherming van persoonsgegevens betreft. Dit is mogelijk via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Op onze website

Op een aantal plaatsen op deze website wordt om persoonsgegevens gevraagd. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn naar individuele personen, zoals een telefoonnummer, e-mail- of huisadres. IMPact CMS streeft na om persoonsgegevens die u tijdens een bezoek aan de website van IMPact CMS achterlaat zo te verwerken en te beheren dat uw privacy wordt beschermd en gewaarborgd.

Om persoonsgegevens wordt gevraagd met het doel u, op uw eigen verzoek, te kunnen informeren over IMPact CMS. Daarnaast worden bij (online) sollicitaties gegevens gevraagd als naam, adres, telefoonnummer, c.v.-gegevens en andere gegevens die voor IMPact CMS relevant zijn voor een sollicitatie. De gegevens die u in dergelijke gevallen toestuurt, worden verzameld, opgeslagen en gebruikt om uw verzoek te kunnen beantwoorden of uw sollicitatie te kunnen beoordelen. Alle aan IMPact CMS verstrekte gegevens zullen vertrouwelijk worden behandeld en, tenzij expliciet anders kenbaar wordt gemaakt, niet door IMPact CMS aan derden worden verstrekt, tenzij dit bij wet is vereist of door de justitiële autoriteiten wordt verlangd.

 

Cookies 

Naast persoonsgegevens gebruikt IMPact CMS “cookies”. Een cookie is een klein bestandje dat op uw harde schijf wordt opgeslagen door een server en wordt alleen herkend door de server die de cookie opslaat. Een cookie laat onze server zien dat u bent teruggekeerd naar een bepaalde pagina op onze site. Een cookie registreert geen persoonlijke gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres of andere zaken die naar u als persoon zijn te herleiden. We gebruiken cookies of soortgelijke middelen om tijdens uw bezoek aan onze website informatie te verzamelen, zoals uw IP adres (een nummer dat aan uw computer wordt toegekend wanneer u over het internet surft), de datum en de tijd van uw bezoek aan de site. Indien u dit wenst kunt u uw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd of dat u een waarschuwing krijgt wanneer er cookies worden verzonden. Gegevens die een cookie verzamelt, kunnen worden gebruikt voor statistieken over de site om het gebruik van de website – anoniem en als totaalcijfer – te evalueren.

 

Hoe kan ik contact met IMPact CMS opnemen? 

Wilt u graag meer weten over de visie van IMPact CMS op privacy, of hebt u een vraag of suggestie? U kunt contact met ons opnemen via e-mail: avg@inpact-software.nl, of per post, te richten aan: IMPact Credit Management Solutions b.v., t.a.v. Service, Postbus 88, 3880 AB te Putten.

 

Deze voorwaarden, alsmede geschillen of vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met de voorwaarden, worden beheerst door Nederlands recht. IMPact CMS mag deze voorwaarden zonder nadere kennisgeving wijzigen. Deze wijzigingen zullen direct na het plaatsen ervan op de website worden geplaatst.